E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG)

Kurz: Empfangen müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen sie keine, auch nicht ab 2027 oder 2028. Freiwillig dürfen sie es.

E-Rechnungen empfangen: das reicht

„Empfangen können“ heißt zunächst nur: Sie brauchen eine E-Mail-Adresse, unter der Lieferanten Ihnen E-Rechnungen schicken können. Eine spezielle Software ist nicht vorgeschrieben. Sie müssen die Rechnung aber lesen und aufbewahren können.

• XRechnung (XML) lesen: mit einem Viewer wie unserem XRechnung-Viewer.
• ZUGFeRD (PDF mit Daten): lässt sich wie eine normale PDF öffnen.
• Aufbewahren: die Originaldatei, nicht nur einen Ausdruck.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen schreiben?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zum Ausstellen dauerhaft ausgenommen. Sie dürfen weiter Papier- oder normale PDF-Rechnungen schreiben. Für alle anderen Unternehmen gilt die Pflicht ab 2027 (Vorjahresumsatz über 800.000 €) bzw. ab 2028.

Lohnt es sich trotzdem, E-Rechnungen zu schreiben?

Kann sein: Größere Kunden und Behörden bitten zunehmend um E-Rechnungen, weil sie diese automatisch verarbeiten. Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht für den Kunden aus wie bisher. In unserem Rechnungsformular wählen Sie beim Steuersatz „§ 19“, dann steht der richtige Hinweis auf der Rechnung und keine Umsatzsteuer.

Worauf sollte ich bei eingehenden E-Rechnungen achten?

Bei ZUGFeRD gelten die eingebetteten Daten, nicht die sichtbare PDF. Weicht etwa die IBAN ab, kann das ein Betrugsversuch sein. Vor dem Zahlen lohnt ein Blick: Rechnung prüfen.

Weitere Ratgeber

• XRechnung öffnen und als PDF speichern
• ZUGFeRD oder XRechnung: Was brauche ich?
• XRechnung an eine Behörde oder Kommune senden

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 2026-11-05.